WBS software a integracja struktury podziału pracy z zarządzaniem projektem

Przy większych projektach sam opis zakresu prac szybko przestaje wystarczać. Na początku zadania mogą wydawać się bezdyskusyjne, jednak wraz z pojawianiem się kolejnych etapów dużo trudniej określić, co z dużą uwagą należy utworzyć, w jakiej kolejności i gdzie kończy się odpowiedzialność za określony fragment projektu. Pomocna jest w tym struktura Work Breakdown Structure, która przedstawia zakres przedsięwzięcia w układzie hierarchicznym.

Najwyżej znajduje się cały projekt, niżej jego główne części, a następnie coraz bardziej szczegółowe elementy. W praktyce ważne jest nie tylko samo utworzenie takiego schematu, niemniej jednak także ustalenie odpowiedniej głębokości podziału. O ile zadania zostaną rozpisane zbyt ogólnie, późniejsze planowanie może być nieprecyzyjne. Z kolei bardzo drobiazgowa struktura może wymagać ciągłego porządkowania i aktualizacji.

Przy tworzeniu WBS coraz częściej wykorzystywany jest Online WBS creator, ponieważ praca nad strukturą odbywa się bezpośrednio w przeglądarce. Ma to znaczenie w sytuacji, gdy projekt jest rozwijany przez kilka osób albo jego zakres jest regularnie zmieniany. W takim środowisku łatwiej przesuwać elementy, zbudować kolejne poziomy i poprawiać nazwy bez przebudowy całego dokumentu od początku. Z doświadczenia przy planowaniu projektów wynika, że w szczególności bardzo dużo przekształceń pojawia się na wczesnym etapie, kiedy zespół dopiero ustala zakres odpowiedzialności. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy struktura pozostaje czytelna również po wielokrotnym modyfikowaniu. Sam wygląd diagramu nie jest najważniejszy. Znacznie większe znaczenie ma to, czy osoba analizująca projekt potrafi bez dodatkowych wyjaśnień zrozumieć zależności między poszczególnymi detalami.

W sytuacji bardziej złożonych przedsięwzięć przydatne może być WBS software wyposażone w funkcje wykraczające oprócz samo tworzenie hierarchii. Takie rozwiązania mogą pozwalać na przypisywanie informacji do konkretnych elementów, oznaczanie odpowiedzialności, dodawanie opisów czy eksportowanie przygotowanej struktury do innych formatów. Powinno się natomiast uważać, aby dodatkowe sposobności nie przesłoniły podstawowego celu WBS. Struktura podziału prac służy głównie określeniu zakresu, a nie zastępuje harmonogramu, budżetu czy szczegółowego systemu zarządzania zadaniami. W małym projekcie rozbudowane funkcje mogą być wręcz zbędne, natomiast przy większej liczbie etapów sposobność szybkiego filtrowania i edycji może mieć praktyczne znaczenie. Wyselekcjonowanie rozwiązania powinien więc wynikać ze sposobu prowadzenia konkretnego projektu, a nie z liczby dostępnych opcji.

Podobne kryteria dotyczą wyboru narzędzia określanego jako WBS program. Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić, kto będzie korzystał z przygotowanej struktury, jak na prawdę często będzie ona zmieniana a także czy informacje z WBS będą w przyszłości wykorzystywane w innych dokumentach. Znaczenie ma także sposób zapisywania kolejnych wersji, ponieważ podczas realizacji projektu zakres prac może się modyfikować, a wcześniejsze ustalenia wciąż mogą być potrzebne do porównania. Ważne jest też rozróżnienie między wynikiem projektu a czynnościami prowadzącymi do jego osiągnięcia. Bardzo dobrze uporządkowana struktura powinna pokazywać cały zakres bez przypadkowego dodawania obowiązków niezwiązanych z priorytetowym misją. W praktyce właśnie na tym etapie często ujawniają się pominięte prace, niejasne granice odpowiedzialności albo elementy wymagające dodatkowego doprecyzowania.

Dodatkowe informacje: WBS software.