Program do archiwizacji dokumentów a zasady przechowywania danych

Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwyczajne katalogi na dysku, lecz po kilku latach nieprosto przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Kłopotem nie jest wyłącznie liczba plików.

Znaczenie moraz ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania a także fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, jednak sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga nieznaczny dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.

W praktyce bardzo dużo sugestie wymaga określenie informacji, według których dokument będzie w późniejszym czasie wyszukiwany. Sama nazwa pliku często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Trzeba jednakże zachować umiar. Zbyt wiele pól do uzupełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, w szczególności gdy dokumentów jest dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują kłopoty w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto zatem najpierw analizować kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy naprawdę korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej podstawie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania również przy większej liczbie plików.

Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie zawsze opłaca się przenosić do nowego systemu właściwie każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach często występują kopie, dokumenty nieaktualne, niepełne skany oraz materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może tylko przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednak etap skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto również ustalić, czy papierowy oryginał nadal ma być przechowywany oraz kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad oraz przyjętych procedur wewnętrznych.

Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu obowiązków, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma także sposób tworzenia kopii zapasowych a także możliwość odtworzenia danych po awarii. Warto przedtem sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu albo zastąpieniu nowszą wersją. W niektórych przypadkach potrzebna jest historia zmian, w innych wystarczy przechowywanie aktualnego pliku wraz z określeniem daty jego wykonania. Przyjęte rozwiązania powinny być również okresowo moderowane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmodyfikować, bardzo podobnie jak liczba dokumentów i oczekiwania dotyczące ich przechowywania.

Polecamy: program do archiwizacji dokumentów.