Integracja systemu ERP z KSeF API

Wymiana danych pośród programami księgowymi, systemami sprzedażowymi i centralnymi rejestrami wymaga dziś nie tylko i wyłącznie odpowiedniego oprogramowania, ale również przemyślanego sposobu komunikacji. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur istotną rolę odgrywa KSeF API, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających programom zewnętrznym komunikowanie się z systemem. W praktyce znaczy to, że użytkownik nie musi każdej operacji wykonywać ręcznie w osobnym środowisku, ponieważ określone czynności mogą być wykonywane wprost z poziomu zintegrowanego kodu.

Samo połączenie systemów nie sprowadza się jednakże do przesłania dokumentu. Powinno się uwzględnić sposób uwierzytelniania, strukturę danych, obsługę odpowiedzi systemu oraz sytuacje, w których komunikacja zostanie przerwana lub przekazane dane okażą się nieprawidłowe.

Integracja z KSeF API wymaga głównie ustalenia, jakie informacje mają być przekazywane i w którym momencie. W najprostszym wariancie system sprzedażowy może przygotować dane faktury, a następnie przekazać je do odpowiedniego interfejsu. Bardziej rozbudowane rozwiązania mogą ponadto pobierać informacje o statusie dokumentu, identyfikatorze nadanym przez system czy wynikach przetwarzania. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie tych etapów. Samo wysłanie danych nie powinno być traktowane jako równoznaczne z zakończeniem całego procesu, ponieważ system zewnętrzny musi jeszcze odpowiednio zareagować na otrzymaną odpowiedź. O ile wystąpi błąd, potrzebna jest informacja pozwalająca ustalić jego przyczynę i zdecydować, czy dokument powinno się poprawić, przesłać ponownie, czy pozostawić do kolejnej obsługi. Ma to znaczenie w szczególności przy większej liczbie faktur, gdzie ręczne sprawdzanie każdego przypadku bardzo szybko staje się czasochłonne.

Przy projektowaniu takiego połączenia warto także uwzględnić różnice pomiędzy środowiskiem testowym a produkcyjnym. Kod odpowiedzialny za komunikację może działać właściwie w trakcie prób, a pomimo to wymagać dodatkowych przekształceń przed wykorzystaniem w faktycznym obiegu dokumentów. Znaczenie mają też limity, czas odpowiedzi a także sposób reagowania na chwilową niedostępność usługi. W dobrze zaplanowanym rozwiązaniu nie zakłada się, że każda operacja zakończy się natychmiastowym powodzeniem. System powinien przechowywać informacje potrzebne do późniejszej testom i pozwalać odtworzyć przebieg operacji. Przydatne okazuje się też logowanie komunikatów technicznych, choćby zakres zapisywanych danych należy dobrać tak, ażeby nie tworzyć niepotrzebnego zbioru informacji.

Kolejną kwestią jest dopasowanie integracji do sposobu pracy konkretnego przedsiębiorstwa. Inaczej może wyglądać wymianę faktur wystawianych pojedynczo, a całkiem inaczej proces obejmujący setki albo tysiące dokumentów generowanych samoczynnie. W pierwszym przypadku część czynności może pozostać pod kontrolą użytkownika, jednakże przy sporej skali większe znaczenie zyskują automatyczne kolejkowanie, ponawianie operacji i monitorowanie statusów. Trzeba także przewidzieć, co stanie się z dokumentem w systemie źródłowym, gdy przekazanie danych do KSeF zakończy się błędem. Zbyt prosta logika może prowadzić do powstawania rozbieżności pośród lokalną bazą a stanem dokumentów w systemie centralnym. Dlatego KSeF API należy traktować nie jako pojedyncze połączenie techniczne, lecz jako detal całego procesu obiegu faktur, w którym znaczenie mają zarówno dane wejściowe, komunikacja, jak i dalsze przetwarzanie otrzymanych informacji.

Zobacz także: KSeF API integracja.