Comarch ERP – moduły, zastosowania i podstawowe możliwości
Kontrola kosztów i planowanie zasobów wymagają dostępu do danych, które odzwierciedlają rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa. Informacje o zakupach, dystrybucji, stanach magazynowych i zobowiązaniach na prawdę często powstają w różnorakich momentach, a ich porównanie może wymagać dodatkowej pracy. Problem staje się bardziej widoczny, gdy firma obsługuje sporo zamówień, prowadzi kilka magazynów albo korzysta z różnorakich kanałów dystrybucji.
W takich ustaleniach oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane do obsługi wybranych procesów i gromadzenia danych w ramach jednego środowiska informatycznego. Zakres wykorzystania zależy od konkretnego rozwiązania, rodzaju działalności a także przyjętej konfiguracji. Podczas analizy potrzeb warto sprawdzić, które informacje są konieczne do codziennych decyzji, jak na prawdę często powinny być uaktualniane i kto odpowiada za ich prawidłowość. Sam dostęp do sporej liczby raportów nie znaczy jeszcze, że ułatwią one zarządzanie. Jeżeli już dane są niekompletne albo rejestrowane według różnorakich zasad, wyniki analiz mogą wymagać dodatkowego sprawdzenia.
W przedsiębiorstwach zajmujących się handlem albo produkcją szczególne znaczenie ma planowanie dostępności materiałów i produktów. Comarch ERP może wspierać ewidencję zapasów, obsługę zamówień, rejestrowanie zakupów oraz kontrolę wybranych kosztów, zależnie od używanego systemu. W praktyce samo ustalenie obowiązującego stanu magazynowego nie za każdym razem wystarcza do podjęcia wyborów o kolejnym zamówieniu. Należy także uwzględnić towary już zarezerwowane, dostawy będące w drodze, terminy realizacji oraz przewidywane zapotrzebowanie. Błędne dane w jednym z owych obszarów mogą prowadzić do zakupu za dużej ilości materiałów lub do opóźnienia realizacji zamówienia. Dlatego ważne są reguły rejestrowania przesunięć magazynowych, przyjęć, wydań i korekt. Znaczenie ma także sposób obsługi jednostek miary, wariantów towarów oraz zamienników. W firmach prowadzących działalność w kilku lokalizacjach trzebprócz tego ustalić, czy zapasy mają być analizowane osobno dla każdego magazynu, czy w ujęciu łącznym. Przyjęte rozwiązania powinny odpowiadać rzeczywistemu obiegowi towarów, a nie tylko i wyłącznie schematowi widocznemu w ustawieniach programu.
Osobnym zagadnieniem jest połączenie systemu z narzędziami wykorzystywanymi oprócz podstawowym środowiskiem zarządzania. Przedsiębiorstwo może skorzystać z platform sprzedażowych, aplikacji kurierskich, systemów płatności albo kodów służących do przygotowywania analiz. W takiej okoliczności wdrożenia Comarch mogą obejmować ustalenie zakresu wymiany danych między poszczególnymi rozwiązaniami. Trzeba określić, który system przechowuje dane podstawowe, jak na prawdę bardzo często przesyłane są aktualizacje i co dzieje się, gdy przekazanie informacji nie powiedzie się. Przykładowo zamówienie złożone w sklepie online może wymagać pobrania danych klienta, sprawdzenia dostępności produktu, stworzenia dokumentów i przekazania informacji o wysyłce. O ile część tych czynności odbywa się samoczynnie, nadal potrzebna jest procedura postępowania w sytuacji brakujących danych, anulowania transakcji lub zwrotu płatności. Integracja może też wiązać się z ograniczeniami technicznymi, kosztami utrzymania połączeń a także obowiązkiem dostosowania ich po aktualizacji jednego z skryptów. Z tego względu przed rozpoczęciem prac warto opisać najistotniejsze scenariusze konwersji informacji i sprawdzić je na przykładach obejmujących zarówno typowe operacje, jak i sytuacje nietypowe.
Po uruchomieniu systemu zmienia się sposób wykonywania części zadań, dlatego potrzebne jest monitorowanie pracy użytkowników i jakości zapisów. Nie chodzi tylko o wykrywanie awarii. Równie istotne są powtarzające się błędy w dokumentach, ręczne poprawianie danych czy różnice między raportami a realnym stanem zasobów. Ich przyczyny mogą być różne: od nieprawidłowych ustawień, przez brak dobrego szkolenia, po procedury niedopasowane do bieżącej działalności. Warto rozdzielić te problemy, ponieważ każda z owych sytuacji wymaga innego działania. Zmiana konfiguracji nie pomoże, jeżeli pracownicy nie znają zasad rejestrowania operacji, a dodatkowe szkolenie nie rozwiąże błędu wynikającego z nieprawidłowej integracji. Znaczenie ma także dokumentowanie zmian i zobowiązanie, kto może zatwierdzać modyfikacje wpływające na pracę innych działów. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa mogą pojawić się nowe oczekiwania dotyczące raportów, obiegu dokumentów albo dostępu do danych. Ich wprowadzenie powinno uwzględniać wpływ na istniejące procesy, sposób rozliczania operacji oraz zakres testów potrzebnych przed zastosowaniem modyfikacji w codziennej pracy.
Źródło: obsługa it firm łódź.
