Warsztaty online – najważniejsze informacje dotyczące ich przebiegu

Współczesny model pracy sprawił, że rozwijanie kompetencji zawodowych nie musi być związane z obecnością uczestników w jednej sali. Zajęcia mogą odbywać się w czasie pracy, z domu lub z innego miejsca, jeżeli warunki techniczne pozwalają na udział w spotkaniu. Szkolenia biznesowe online przyjmują różne formy, dlatego sam fakt prowadzenia ich przez internet niewiele mówi o rzeczywistym przebiegu zajęć.

Zupełnie inaczej będzie wyglądało spotkanie poświęcone przekazaniu określonej wiedzy, a inaczej zajęcia, w trakcie których uczestnicy mają prześledzić problem występujący w ich codziennej pracy. W tym drugim przypadku trzeba uwzględnić czas potrzebny na dyskusję, samodzielne opracowanie odpowiedzi oraz zademonstrowanie wyników. Przy większej grupie pojawia się dodatkowo problem nierównego udziału. Część osób zabiera głos na prawdę bardzo często, inne pozostają bierne, dlatego prowadzenie zajęć wymaga świadomego zarządzania komunikacją.

Przy tematach wymagających ćwiczeń szczególne znaczenie ma sposób przedstawienia sytuacji, nad którą pracują uczestnicy. Warsztaty online mogą opierać się na przykładach zaczerpniętych z codziennych problemów zawodowych, symulacjach rozmów, analizie dokumentów lub wspólnym przygotowaniu określonego rozwiązania. Nie każde zadanie powinno jednakże być wykonywane wspólnie. Jeśli grupa ma liczyć kilkanaście osób, wieloetapowe ćwiczenie prowadzone równocześnie może szybko stać się skomplikowane do kontrolowania. W takiej sytuacji część pracy można wykonać indywidualnie, a w późniejszym czasie omówić wyniki w trakcie wspólnej rozmowy. Przy mniejszej grupie możliwe jest natomiast prowadzenie bardziej szczegółowej dyskusji. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest również jasne określenie czasu przeznaczonego na prawie każde zadanie. Bez takiego ograniczenia rozmowa może łatwo odejść od głównego tematu, a kolejne elementy programu zostaną potraktowane zbyt pobieżnie.

Nie bez znaczenia pozostaje sposób komunikowania się w trakcie spotkania. W bezpośrednim kontakcie prowadzący może szybciej zauważyć znudzenie, niezrozumienie polecenia czy wahanie przed zabraniem głosu. Przez internet część tych sygnałów jest mniej widoczna. Kamera nie zawsze jest włączona, a uczestnicy mogą równocześnie wykonywać inne obowiązki. Z tego powodu pytania kontrolne, krótkie zadania i prośby o pokazanie własnego przykładu mogą pełnić inną funkcję niż podczas zajęć stacjonarnych. Pomagają sprawdzić, czy grupa de fakto monitoruje omawiane zagadnienie. Nie powinno się prócz tego zakładać, że brak pytań znaczy kompletne zrozumienie materiału. Zdarza się, że uczestnik nie chce przerywać prowadzącemu, innym razem nie wie jeszcze, czego ze starannością nie rozumie. W przypadku bardziej złożonych tematów potrzebny może być dodatkowy czas na zebranie pytań po zakończeniu konkretnego fragmentu zajęć.

Organizacja zajęć zdalnych obejmuje również kwestie, które łatwo pominąć podczas tworzenia skryptu. Trzeba ustalić sposób przekazywania materiałów, zasady korzystania z mikrofonu, metodę wykonywania ćwiczeń oraz sposób reagowania na kłopoty z połączeniem. Przy niedługim spotkaniu drobne opóźnienie może nie mieć większego znaczenia, ale w trakcie zajęć wymagających współpracy kilku osób każda przerwa może zaburzyć ustalony rytm. Dokładnie tak samo funkcjonuje nadmiar narzędzi. Jeśli uczestnik musi jednocześnie obserwować prezentację, przełączać się między aplikacjami i wpisywać odpowiedzi w kilku miejscach, część uwagi zostaje skierowana na obsługę techniczną zamiast na temat zajęć. Dlatego sposób prowadzenia spotkania powinien odpowiadać jego celowi, liczbie uczestników oraz charakterowi wykonywanych obowiązków. W przypadku niektórych tematów lepszy będzie prosty model oparty na rozmowie i jednym dokumencie, w trakcie gdy inne wymagają bardziej rozbudowanej organizacji pracy.

Warto sprawdzić: szkolenia dla zakupowców.